Le moins que l’on puisse dire, c’est que la transition a été soudaine ! Comme bon nombre d’entreprises en France, Silicon Salad a depuis une semaine généralisé le télétravail à tous ses collaborateurs dont l’activité le permet. Alors, comment optimiser le fonctionnement et les résultats de cette nouvelle organisation ? Quels sont ses réels enjeux, tant pour les entreprises que pour leurs collaborateurs ? C’est pour tenter de répondre à ces questions que je me suis décidé à prendre la parole. Il me semble en effet intéressant de partager les outils, techniques et considérations qui ont permis à notre agence devenue 100% remote en l’espace de quelques jours, de faciliter au mieux la mise en place d’un dispositif inédit.

Des enjeux transverses

Dans ce contexte se mêlent plusieurs enjeux co-dépendants : le maintien d’une dynamique au sein des équipes – et notamment du précieux lien qui unit nos collaborateurs – et la volonté de continuer à proposer une qualité de service optimale à l’ensemble de nos clients. Pour y répondre, organisation, discipline et intelligence collective sont de mise.

Confinement oblige, confiance oblige

La période actuelle nous contraint à travailler d’une autre manière, nous incitant alors à nous remettre en question quotidiennement. Soyons clair : mes collaborateurs et moi-même n’avons d’autre choix que de nous faire confiance mutuellement. En effet, je suis convaincu que l’aptitude de chacun à instaurer et maintenir un climat de confiance et de bienveillance constitue la clé pour traverser cette crise avec succès.

Le maintien du lien social, un enjeu capital

L’un des dangers du télétravail est l’enfermement, l’isolement. Ajoutons à cela un quasi couvre feu, le risque sanitaire, le chaos économique, soit autant de sources d’angoisse et d’inquiétude qu’il s’agit de contenir, d’apaiser. Actuellement plus que jamais, nous avons besoin d’interactions sociales. Nous avons besoin de rire, de partager et de décompresser. Alors, comment aider chacun à braver la solitude et entretenir, malgré la distance, ce lien qui unit nos collaborateurs ?

S’équiper des bons outils

Certes, la distance complique les interactions, mais elles sont loin d’être impossibles pour autant. C’est selon moi le rôle de l’entreprise de s’assurer que tous les collaborateurs en activité disposent des outils nécessaires pour travailler et communiquer correctement. Chez nous, nous utilisons depuis longtemps de nombreux outils numériques qui facilitent grandement le télétravail.

Nous stockons et partageons tous nos documents sur Google Drive. En parallèle, l’outil de messagerie Slack nous permet de dialoguer au quotidien. Nous avons notamment créé une chaîne #CovidTonSac, laquelle constitue un lieu d’échanges, de blagues, de bons plans, de recettes ou autres idées de circonstance.

Aussi utile soit Slack pour communiquer entre collaborateurs, les échanges de messages ne se substituent pas aux réunions et au contact humain qui reste, selon moi, primordial pour nos équipes travaillant à distance. Pour cela, l’outil de visioconférence Hangouts Meet de la suite Google facilite l’organisation de toutes nos réunions. Les participants peuvent accéder simplement à une réunion via un lien, lequel peut être directement généré depuis Google Agenda lors de la création d’un événement. Autre avantage, Hangouts permet de diffuser une présentation ou de partager facilement son écran à distance.

Enfin, tous les collaborateurs sont équipés de l’outil de téléphonie IP 3CX sur leur téléphone, ce qui nous permet de ne manquer aucun appel et de fonctionner comme si nous étions à l’agence.

Provoquer des rendez-vous

En étant à distance, je pense qu’il nous faut à tout prix conserver certaines habitudes, certains rituels. Dans ce cadre, nous encourageons les rendez-vous virtuels réguliers. Par exemple, nous organisons des pauses café en visio, lesquelles sont l’occasion d’échanger librement. Autre moment de convivialité que nous veillons collectivement à préserver : celui de notre petit déjeuner du vendredi. La semaine dernière, il fut l’occasion pour chacun de partager “sa fierté de la semaine”. De cette manière, chacune et chacun a pu s’exprimer car malgré la performance des outils, la visioconférence à 30 nécessite un peu de discipline !

Passer d’un dispositif de télétravail autorisé/possible à un télétravail généralisé est un challenge. Un défi qu’il n’est possible de relever que collectivement. Chez Silicon Salad, nous faisons tout notre possible pour faire de cette contrainte une opportunité. Le contexte actuel nous ouvre un nouveau champs des possibles, et nous offre notamment une chance de renforcer nos méthodes de travail, d’optimiser nos réunions, d’apprendre à nous connaître davantage. Aujourd’hui en tant que dirigeant, je suis fier de mes équipes, et plus que jamais convaincu que nous sortirons grandis de cette crise sans précédent.

Besoin d’aide ?

Faites-moi signe si vous avez besoin d’aide dans le choix ou la mise en place de ces outils. En cette période, je serai ravi d’apporter mon aide, contactez-moi !

Surtout, portez-vous bien, #RestezChezVous et #LavezVousLesMains !

Ci-dessous, les principales références des outils que nous utilisons au quotidien :

  • Suite logicielle G Suite de Google : celle-ci intègre le stockage des fichiers partagés (Drive), le traitement de texte (Docs), le tableur (Sheets), les présentations (Slides), la solution de visio-conférence (Hangouts Meet) et d’autres outils.
  • Messagerie écrite Slack
  • Téléphonie IP 3CX