Dans le secteur du digital comme dans bien d’autres, la quête des meilleurs talents bat son plein, et réussir l’intégration des nouveaux arrivants est devenu un enjeu clé pour valider les recrutements parfois péniblement concrétisés. Chez Silicon Salad, c’est dans ce cadre et convaincus que le bien-être individuel participe à la réussite collective que nous avons travaillé un parcours d’intégration personnalisé.

Les multiples enjeux du parcours d’intégration

Ce n’est plus un secret : soigner son parcours d’intégration permet de maximiser l’engagement et de fidéliser les nouveaux collaborateurs. Mathilde, Responsable du recrutement chez Silicon Salad, confirme : « L’onboarding constitue une première étape cruciale de fidélisation des nouveaux arrivants dans l’entreprise. Elle est, bien plus souvent qu’on ne l’imagine, déterminante pour la collaboration sur le court, le moyen et le long terme. » A ce titre, les chiffres parlent d’eux-mêmes : une intégration soignée augmente à 69% le taux de nouvelles recrues qui restent au moins trois ans au sein de l’entreprise. Or un parcours d’intégration réussi requiert une certaine organisation et la mise en place de nombreuses actions.

Le nouveau collaborateur peut se sentir perdu dans une culture d’entreprise qu’il peine à comprendre et à apprivoiser. A son arrivée, il est confronté à de nouveaux process et de nouvelles coutumes. S’il n’est pas ou mal accompagné, certaines incompréhensions peuvent être source d’anxiété voire de désengagement.

Proposer la meilleure expérience collaborateur possible présente par ailleurs un intérêt crucial pour la montée en compétence des nouveaux arrivants. Mathilde explique : « Un employé rapidement mis à l’aise avec son équipe ainsi que dans ses fonctions aura davantage tendance à prendre des initiatives pour grandir au sein de l’entreprise. » Elle ajoute : « Il est important de distinguer période d’essai et période d’intégration. La période d’essai est un sas juridique pendant lequel chacune des deux parties conserve le choix de poursuivre ou d’interrompre le contrat de travail. La période d’intégration constitue quant à elle le temps nécessaire pour que le salarié devienne pleinement autonome. A l’inverse de la période d’essai, celle-ci commence avant l’arrivée du nouveau collaborateur dans l’entreprise et peut tout à fait se poursuivre au-delà de la période d’essai. »

Le parcours d’intégration chez Silicon Salad

Le parcours d’intégration instauré chez Silicon Salad a fait l’objet d’un sujet interne à part entière. Pour bâtir notre programme d’onboarding, nous nous sommes concentrés sur trois objectifs fondamentaux : la découverte, l’immersion et une volonté de favoriser le lien humain.

« Le recrutement repose avant tout sur la confiance, et cette période d’intégration est l’occasion pour les nouveaux collaborateurs de vérifier la cohérence entre la promesse qui leur a été faite en tant que candidat et ce que ces derniers vivent effectivement en tant qu’employés. » précise Mathilde.

Avant le jour J : le pré-boarding

Le pré-boarding, c’est cette période durant laquelle le candidat est validé en tant que recrue, mais n’a pas encore rejoint l’entreprise physiquement – autrement dit entre la signature et l’arrivée. Il se passe généralement quelques semaines voire quelques mois, lesquels peuvent laisser naître certaines appréhensions. Chez Silicon Salad, nous sommes persuadés qu’une intégration réussie commence dès ce moment-là.

Ainsi en amont de l’arrivée, nous veillons – à chaque fois que cela est possible – à convier les futurs collaborateurs à des évènements d’équipe tels qu’une rencontre au bureau ou un déjeuner dehors. Mathilde prend également le soin de partager les actualités de l’agence : « Une semaine avant son premier jour, nous envoyons au nouveau collaborateur son livret d’accueil. Celui-ci nous permet notamment de présenter l’ensemble des équipes, rappeler les valeurs et le fonctionnement de l’agence ainsi que le planning des premières semaines. En backstage, nous informons l’ensemble des collaborateurs des arrivées à venir, en précisant pour chacune le nom, le poste et les fonctions qui seront occupées, ainsi que la date d’intégration. Enfin, nous veillons à ce que tout le monde soit bien présent le Jour J ! »

Arnaud, référent technique, témoigne : « Avant d’arriver officiellement chez Silicon Salad, j’ai eu l’occasion, via un déjeuner, de rencontrer l’équipe technique que j’allais intégrer plusieurs semaines après. Cela m’a permis un premier contact qui a grandement facilité mon arrivée le premier jour puisque je connaissais déjà plusieurs têtes ! »

Le jour J : début de l’onboarding

« Le jour J, nous veillons à soigner plusieurs détails – qui n’en sont pas ! Chaque nouvel arrivant trouve son bureau prêt avec tout le matériel nécessaire déjà configuré et un welcome pack pensé avec soin par les équipes et Margot, notre office manager. Dans l’agenda, des points “rencontre” préalablement organisés permettent de faire connaissance avec l’ensemble des membres de l’agence – directeurs compris. » Enfin, si besoin, les collaborateurs se mobilisent tour à tour pour former les nouveaux arrivants aux divers outils internes (La suite Google, Asana, Jira, Slack, 3CX…). Au cours de la première matinée, une ronde d’accueil est l’occasion pour chacun de se présenter, et un déjeuner d’équipe est organisé dans un restaurant sympa à proximité de l’agence.

Ils témoignent :

« Personnellement, étant arrivé chez Silicon Salad en plein confinement, j’ai vécu la ronde d’accueil à distance. Néanmoins, j’ai trouvé que celle-ci était un excellent brise-glace. En tant que nouvel arrivant, c’est agréable et engageant de se sentir attendu. » Pierre-Alexandre, Manager de projet.

« Dès mon arrivée, j’ai eu droit à mon matériel de travail prêt à l’emploi, quelques goodies de bienvenue, ma carte de ticket resto, ma nouvelle mutuelle, et même un déjeuner avec l’équipe. Vraiment top ! » Arnaud, Référent technique.

De l’intégration au suivi de carrière

« Chez Silicon Salad, nous souhaitons que chaque collaborateur sache et ressente qu’il fait 100% partie du collectif et ce, dès son arrivée à l’agence. Dans ce cadre, dès la semaine suivant son arrivée, chaque nouvelle recrue a rendez-vous dans notre studio photo partenaire pour réaliser un shooting photo. Bien conscients que l’exercice n’est pas évident pour tout le monde, nous laissons bien entendu à chacun la liberté de choisir parmi toutes les photos réalisées celle qu’il préfère. Le portrait sélectionné peut ensuite être utilisé par le collaborateur en tant que photo de profil sur Linkedin ou ailleurs, dans nos différents outils internes et dans les éventuelles présentations client. »

Au bout d’un mois, le rapport d’étonnement partagé avec le manager est l’occasion de faire part de tous ses ressentis depuis son arrivée et de faire un point sur la suite de la collaboration. Par la suite, un entretien de suivi a lieu tous les trois mois. Son but : suivre la progression de chacun dans l’entreprise et définir des objectifs. De même, un entretien annuel de développement a lieu chaque année, l’occasion de faire le point sur la progression au sein de l’entreprise et d’aborder les évolutions possibles en termes de carrière. Pour chaque entretien, le collaborateur est invité à préparer puis à valider le compte-rendu rédigé par le manager une fois l’entretien terminé.

L’amélioration continue de l’onboarding

Ces deux dernières années nous ont montré qu’il était possible d’adapter tous nos process pour les mener à distance, y compris l’accueil de nouveaux collaborateurs. Le parcours d’intégration est un sujet de discussion continu tant nous souhaitons qu’il réponde le mieux possible aux attentes des collaborateurs qui nous rejoignent. Nous recueillons systématiquement le retour d’expérience de ces derniers, tout en nous inspirant de méthodes ayant fait leurs preuves au sein d’autres organisations. La rédaction de cet article soulève une question plus large à laquelle nous aimerions consacrer un prochain article : comment comprendre les nouvelles attentes des collaborateurs pour les fidéliser dans la durée ?