La communication en entreprise, c’est tout un art. Derrière la richesse du travail en équipe se cachent souvent des problématiques récurrentes qui viennent rythmer le quotidien des collaborateurs.

En France, nous sommes adeptes du travail collaboratif. En effet, 74% des Français travaillent en mode collaboratif, contre 64% chez nos voisins allemands et britanniques.

Comment partager en groupe ses idées, ses avis et ses documentations ? Comment avancer en parallèle sur différentes étapes d’un projet ?
Peu importe le secteur, la typologie du projet, on se retrouve toujours confronté à ces questions. Chacun a son avis, qu’il s’agisse d’un outil à recommander ou d’un process idéal.

Le travail collaboratif qu’est-ce-que c’est ?

Le travail collaboratif, c’est simplement une manière de travailler en équipe. L’objectif assumé est la recherche de performance et d’efficacité, en misant sur la coopération, l’interaction et la coordination.
Quand on pense collaboratif, on pense global. On va chercher de la performance aussi bien dans la gestion que dans la communication : appréhension des projets complexes en groupe, amélioration de la qualité et de la satisfaction, accompagnement du développement de l’organisation, etc.

Quelle place pour l’outil collaboratif ?

Cette manière de travailler peut être chronophage et peu efficace si vous ne vous lancez qu’avec un bloc-notes. Elle est possible grâce à des outils adaptés qui vous permettent de gagner en efficacité sur vos tâches quotidiennes :

  • faciliter et garantir le partage d’informations,
  • enrichir le contenu des échanges,
  • organiser les tâches, réagir et gagner en réactivité face aux imprévus.

Le travail collaboratif demande évidemment des moyens matériels pour que tout le monde puisse y prendre part. Les moyens mis à disposition doivent-être les mêmes pour chaque collaborateur : ordinateur portable, smartphone, connexion haut-débit. Cette méthode va permettre de gagner du temps, d’éviter les réunions à répétition, de limiter les e-mails et d’assurer une certaine flexibilité. Elle permet aussi de renforcer l’efficacité du télétravail.

home office et travail collaboratif

En gagnant du temps quotidiennement, vos talents peuvent alors se concentrer complètement sur le projet et mettre en lumière leurs compétences au service du résultat.

Si l’on pousse le concept d’outil collaboratif à son paroxysme, on peut se demander à quoi servent encore les facilitateurs, les postes de maîtrise d’œuvre ou de chef de projet ? Loin de nous l’idée de les dénigrer ou de les voir disparaître, les outils doivent venir en renfort de ces postes stratégiques. Ils permettent de sécuriser et d’optimiser leur travail, afin de laisser place à leur expertise réelle de conseil et d’accompagnement stratégique.

Quels outils collaboratifs choisir ?

Beaucoup de questions se posent avant d’engager des ressources dans une ou plusieurs solutions collaboratives pour son entreprise. L’outil apportera-t-il vraiment la performance attendue ? Peut-on quantifier (ou à minima qualifier) cette performance gagnée ? Ces outils viennent-ils palier à la majorité des besoins de mon entreprise et de mes collaborateurs ?

Ces questions sont légitimes et les possibilités multiples (au risque de vous perdre d’ailleurs). Parmi les milliers de solutions spécifiques et globales, vous avez l’embarras du choix. Des TOP 5 publiés régulièrement par des sites référents dans le domaine pourront vous éclairer.

Le choix de l’outil est déterminant. Il doit reposer sur une bonne compréhension du besoin immédiat, le passif entre vos collaborateurs et leurs outils actuels, mais aussi l’ambition de votre organisation. Le bon outil sera en adéquation avec vos attentes et correspondra aux besoins de votre équipe. Si vos talents inspirent la sélection de ces outils, le déploiement repose sur vous et dépasse souvent le cadre d’une équipe ou d’un projet unique.

Accompagner au changement

L’équipe doit s’approprier l’outil, c’est la phase la plus importante dans sa mise en place. Sans cela, il ne sera pas ou peu utilisé et vous n’aurez pas l’impact attendu sur votre performance. N’oublions pas que cet investissement doit être avant tout rentable pour votre entreprise.

L’accompagnement au changement est primordial pour garantir le succès de la mise en place d’un outil collaboratif. Une phase d’échange avec vos équipes est nécessaire pour recueillir les besoins et les attentes de chaque métier, connaître l’historique, les problèmes rencontrés. Votre équipe doit se sentir écoutée et comprise pour s’impliquer par la suite. Au-delà d’un métier, vous avez une personnalité à comprendre et à valoriser.

Les outils collaboratifs chez Silicon Salad

La force de notre agence web réside dans son approche globale : nos expertises sont très diversifiées et nous favorisons les synergies inter-équipes. Même si les expertises sont organisées en équipes, elles sont amenées à collaborer. Les outils nous permettent de travailler de manière horizontale et transversale pour mener des projets d’envergure.

Nous travaillons notamment avec la G-Suite qui permet le partage et le travail simultané sur des documents, tout en ayant l’historique de leur évolution. On retrouvera sur le drive aussi bien de l’administratif, des présentations ou des tableaux d’analyse et de suivi.

Nos outils viennent soutenir les expertises métiers pour construire nos projets. Notion par exemple, est un outil qui va nous permettre de documenter chaque étape d’un projet dès son lancement : nous y retrouvons le cadrage, les analyses et les recommandations.

En parallèle, Invision nous permet d’échanger de manière collaborative sur nos propositions de maquettes tant en interne qu’avec nos clients.

invision : travail collaboratif

Invision : un outil intuitif pour gérer les retours design

Enfin, pour piloter l’accompagnement global de nos clients, nous utilisons Asana qui permet une gestion transverse des tâches et des projets. Nous y assurons un suivi quotidien et opérationnel sans rupture. Nous y suivons aussi bien les missions marketing, techniques que créatives. Cet outil permet une transparence de l’information et la mise en place rapide de plans d’action. Asana nous permet de gérer facilement les moyens humains mobilisés sur l’intégralité des projets afin de garantir des prestations de qualité.

Asana : outil gestion de projet en agence web

Asana : notre outil de gestion de projet

Si ces outils montrent un intérêt certain chez nos collaborateurs et font partie de notre quotidien, nous restons à l’écoute car rien ne les fige dans le marbre. Les évolutions métiers, les changements de collaborateurs ou les nouveaux projets peuvent apporter leurs lots d’opportunités et de besoins.

La réflexion menée pour le déploiement d’un outil doit s’inscrire dans le temps et s’adapter à la vie de votre entreprise, elle garantit à long terme la satisfaction des clients et une productivité optimale.

Vous souhaitez mettre en place des outils collaboratifs dans votre entreprise ? Nous sommes là pour vous guider, contactez nos experts du web.